MAKALAH ANALISIS PEKERJAAN MSDM

ANALISIS PEKERJAAN

Manajemen Sumber Daya Manusia

 Windy Vinorika Yuli Astuti            (212418)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Sesudah kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia dipikirkan dan direncanakan, maka langkah berikutnya adalah melakukan analisis dan klasifikasi pekerjaan. Analisis pekerjaan adalah usaha yang sistematik dalam mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi. Berarti dalam suatu organisasi diperlukan keberadaan sekelompok analis pekerjaan yang bertugas melakukan analisis terhadap semua pekerjaan yang ada.

 Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.

Kegiatan analisis pekerjaan merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dikatakan demikian, karena berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia tergantung pada informasi tentang analisis pekerjaan yang telah dilakukan.  

Maka dalam  makalah ini akan membahas tentang “analisis pekerjaan” sebagai kajian untuk mengetahui apa yang dituntut oleh pekerjaan dan tipe orang seperti apa yang harus mengerjakanya.

BAB II

MASALAH

2.1. Rumusan Masalah

Ada pun masalah-masalah yang dibahas dalam analisis pekerjaan yaitu sebagai berikut:

1.      Bagaimana  informasi tentang analisis pekerjaan yang baik?

2.      Bagaimanakah langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan?

3.      Bagaimana metode dalam mengumpulkan analisis pekerjaan?

4.      Apa saja jenis analisis pekerjaan?

5.      Bagaimana menuliskan deskripsi pekerjaan?

2.2. Tujuan

Tujuan dari perumusan masalah di atas yaitu supaya dapat memahami informasi analisis pekerjaan yang baik,  memahami langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan, memahami  jenis-jenis dari analisis pekerjaan serta memahami pula dalam menuliskan deskripsi pekerjaan.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Informasi Analisis Pekerjaan yang Baik

Kegiatan analisis pekerjaan adalah hal yang sangat penting bagi suatu organisasi, karena berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia tergantung pada informasi tentang analisis pekerjaan yang dilakukan. Teori manajemen sumber daya manusia memberi petunjuk bahwa ada paling sedikit sepuluh kegiatan pengelolaan sumber daya manusia yang penyelenggaraannya dengan baik didasarkan pada informasi ananisis pekerjaan yang berhasil dikumpulkan dan diolah.  Informasi analisis pekerjaan yang baik yaitu meliputi:

3.1.1    Analisis pekerjaan harus dapat memberikan gambaran tentang tantangan yang bersumber dari lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan para pekerja dalam organisasi.

3.1.2    Analisis pekerjaan harus dapat menghilangkan persyaratan pekerjaan yang sebenarnya tidak diperlukan karena didasarkan pada pemikiran yang diskriminatif.

3.1.3    Analisis pekerjaan harus juga mampu menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorong atau menghambat mutu kekaryaan para anggota organisasi.

3.1.4    Analisis pekerjaan harus dapat merencanakan ketenagakerjaan untuk masa depan.

3.1.5    Analisis pekerjaan harus mampu mencocokkan lamaran yang masuk dengan lowongan yang tersedia.

3.1.6    Analisis pekerjaan harus mampu membantu dalam menentukan kebijaksanaan dan program pelatihan.

3.1.7      Analis pekerjaan harus bisa menyusun rencana pengembangan potensi para pekerja.

3.1.8      Analisis pekerjaan harus dapat menentukan standar prestasi kerja yang realistik.

3.1.9      Analisis pekerjaan harus dapat menempatkan para pegawai agar benar-benar sesuai dengan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman yang dimilikinya.

3.1.10 Analisis pekerjaan juga harus dapat merumuskan dan menentukan sistem serta tingkat imbalan yang adil dan tepat.[1]

Pengumpulan informasi tentang analisis pekerjaan juga tidak boleh lepas kaitannya dengan upaya mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Berdasarkan hal itu, ada tiga jenis kegiatan pengumpulan informasi yang perlu dilakukan yaitu; mengidentifikasikan berbagai pekerjaan yang hendak dianalisis, menyusun kuesioner sebagai instrumen pengumpulan informasi dan pengumpulan informasi itu sendiri. Paling sedikit berbagai teknik tersebut harus mampu memberikan sumbangan nyata dalam menentukan penyusunan uraian pekerjaan, merumuskan spesifikasi pekerjaan, menetapkan standar prestasi kerja dan menciptakan sistem informasi sumber daya manusia .

Dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (Gary, 2004:70) disebtkan bahwa penyelia atau spesialis SDM mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui analisis pekerjaan:

1.      aktivitas pekerjaan

2.      perilaku manusia

3.      mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan

4.      standar prestasi

5.      konteks pekerjaan

6.      persyaratan manusia

3.2.   Langkah-langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan

Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan yaitu:

1)      penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku, atau kewajiban-kewajiban yang akan dilaksanakan dalam pekerjaan.

2)      Penetapan pengetahuan (knowlwdge), kemampuan-kemampuan (skills), dan beberapa karakteristik lainnya (faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan, atau karakteristik fisik dan mental yang diperlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.

Dengan demikian, maka dapat dikatakan bahwa hasil analisis pekerjaan umumnya berupa; deskripsi pekerjaan yang berkaitan dengan isi (content) dan lingkup (scope) serta klasifikasi pekerjaan.[2] Deskripsi pekerjaan adalah sebuah daftar tertulis yang mendeskripsikan aktifitas dan tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi pekerjaan  dan bahaya darinya. Klasifikasi pekerjaan merupakan proses pengkategorisasian kedudukan sesuai dengan jenis kerja yang dilakukan, jenis kecakapan yang dibutuhkan, atau faktor lainnya yang berkaitan dengan kerja. Klasifikasi mempermudah analisis pekerjaan karena klasifikasi  berarti uraian pekerjaan, dan standarkualifikasi yang dibakukan dapat dirumuskan untuk sekumpulan posisi.[3] Klasifikasi pekerjaan adalah ringkasan mutu, sifat, ketrampilan dan latar belakang pribadi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.[4]

 3.3. Metode Mengumpulkan Analisis Pekerjaan

Melakukan analisis pekerjaan biasanya melibatkan gabungan dari seorang spesialis SDM, pekerja, dan penyelia pekerja. Spesialis SDM (manaajer SDM, analis pekerjaan, atau konsultan). Penyelia dan pekerja bisa mengisi kuesioner yang berisi aktivitas bawahanya. Penyelia dan pekerja nantinya bisa menelaah dan mengesahkan kesimpulan analis pekerjaan mengenai aktivitas dan kewajiban pekerjaaan itu.

Metode yang paling populer untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan adalah wawancara, kuosioner, observasi, dan diary/catatan laporan.[5]

3.3.1.      Wawancara

Para manajer menggunakan tiga jenis wawancara untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan, yaitu wawancara individual dengan setiap karyawan, wawancara kelompok dengan sekelompok karyawan yang memiliki pekerjaan sama, dan wawancara dengan satu atau banyak penyelia yang mengetahui pekerjaan tersebut.

Jenis wawancara apapun yang digunakan, penanya harus yakin bahwa orang yang diwawancarai memahami sepenuhnya alasan wawancara, karena ada kecenderungan bahwa wawancara adalah bentuk dari penilaian benar atau salah yang menjadi evaluasi efisiensi.

3.3.2.      Kuesioner

Sebelumnya harus menentukan bagaimana struktur kuesioner dan pertanyaan yang digunakan. Setiap karyawan harus mengisi satu dari kemungkinan ratusan kewajiban atau tugas khusus. Orang tersebut diminta untuk menunjukan apakah melaksanakan setiap tugas dan berapa lama waktu yang digunakanya.

Menggunakan kuesioner adalah cara yang cepat dan efisien. Namun, mengembangkan dan mengujinya (dengan meyakinkan pekerja memahami pertanyaanya) bisa menjadi mahal dan memakan waktu.

3.3.3.      Observasi

Metode ini berguna untuk pekerjaan yang terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati (ex.pekerja perakitan dan petugas akunting). Namun tidak sesuai untuk pekrjaan yang membutuhkan banyak aktivitas mental (pengacara, insinyur perancangan) dan bila karyawan hanya sekali-kali terlibat dalam aktivitas penting (seorang juru rawat yang menangani gawat darurat). Masalah yang lain adalah reaktivitas, pekerja berubah perilakunya karena kegiata pengawasan.

Pendekatan yang dilakukan adalah mengamati pekerjaan selama siklus pekerjaan berlangsung dan mencatatnya. Kemudian mengakumulasikan informasi dan hasil wawancara dengan pekerja. Lalu memintanya untuk menjelaskan hal yang tidak dipahami dan aktivitas yang tidak diamati. Pengamatan dan wawancara juga dapat dilakukan secara simultan (bertanya saat pekerja melakukan pekerjaanya).

3.3.4.      Catatan Laporan Partisipan

Pendekatan lain adalah dengan menanyakan kepada pekerja untuk menyimpan sebuah catatan laporan tentang aktivitas yang mereka lakukan beserta waktunya. Ini dapat menghasilkan gambaran yang lengkap tentang pekerjaan, khususnya saat ditambahkan wawancara dengan pekerja dan penyelianya. Meskipun karyawan mungkin membesarkan atau mengurangi aktivitas lainnya. Namun, sifat yang rinci dan kronologis dari laporan cenderung untuk mengurangi masalah ini.

3.4.        Jenis Analisis Pekerjaan

Terdapat dua jenis analisis pekerjaan, yakni; analisis pekerjaan tradisional  (traditional job description) dan analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil (results-oriented job description).

1)      Analisis Pekerjaan Tradisional

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, yakni:

a.       Tanggungjawab (responsibilities), merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggungjawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pengendalain pelaksanaan.

b.      Kewajiban-kewajiban (duties) umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan dan;

c.       Kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.

2)      Analisis Pekerjaan yang Berorientasikan Hasil

Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi  kepada para pekerja, dan keterkaitan antara tugas-tugas, standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi minimal. Oleh karena itu, analisis pekerjaan ini memuat keterangan-keterangan yang berkisar pada pernyataan-pernyataan, seperti;

a.       Task  merupakan perilaku-perilaku, kewajiban-kewajiban atau fungsi yang penting bagi suatu pekerjaan.

b.      Conditions merupakan bagaimana sifat dasar pada pekerjaan, atau syarat-syarat yang diperlukan agar pekerjaan itu terlaksana.

c.       Standartds merupakan harapan-harapan performansi obyektif yang diberikan pada setiap tugas, yang dituangkan menurut ketentuan standar kuantitas, kualitas, atau ketepatan waktu yang benar-benar dikaitkan dengan tujuan organisasi.

d.      SKAs merupakan kecakapan, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang diterima.

e.       Qualifications merupakan pendidikan dan pengalaman serta kualifikasi lain yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa para pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.[6]

3.5.Menuliskan Deskripsi Pekerjaan

Sebuah deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan pekerja, bagaimana melakukanya, dan bagaimana kondisi kerjanya. Informasi ini dapat digunakan untuk menuliskan spesifikasi pekerjaan. Hal ini berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara memuaskan.

Tidak ada format standar untuk menuliskan deskripsi pekerjaan. Namun, sebagian besar mencakup:

3.5.1.      Identifikasi pekerjaan yang berisi beberapa jenis informasi jabatan pekerjaan, tanggal (tanggal deskripsi pekerjaan yang ditulis dan disiapkan untuk mengetahui siapa yang menulis).

3.5.2.      Ringkasan pekerjaan yang harus menjelaskan sifat umum pekerjaan itu, dan menyertakan fungsi atau aktifitas utamanya.

3.5.3.      Tanggung jawab dan kewajiban yang menyebutkan masing-masing pekerjaan secara terpisah, dan menjelaskanya.

3.5.4.      Otoritas dari pemegang jabatan, pada bagian ini juga harus mendefinisikan batas otoritas karyawan untuk suatu pekerjaan.

3.5.5.      Standar prestasi dan kondisi kerja. Hal ini menentukan standar yang diharapkan dicapai oleh karyawan dalam setiap deskripsi pekerjaan yang menjadi kewajiban dan tanggung jawabnya.

3.5.6.      Menuliskan Spesifikasi Pekerjaan yang memperlihatkan orang seperti apa yang direkrut dan untuk kualitas seperti apa orang itu harus diuji.[7]

BAB IV

KESIMPULAN

4.1.  analisis pekerjaan yang baik adalah yang dapat memberikan gambaran tentang tantangan yang bersumber dari lingkungan, menghilang kanpersyaratan pekerjaan yang tidak diperlukan, menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorong atau menghamba tmutu kekaryaan para anggota organisasi, dapat merencanakan ketenagakerjaan untuk masa depan, mampu membantu dalam menentukan kebijaksanaan dan program pelatihan.

4.2. Langkah-langkah dalam analisis pekerjaan adalah penentuan tugas-tugas utama dan penetapan pengetahuan.

4.3. Dalam mengumpulkan analisis pekerjaan, terdapat beberapa metode yaitu wawancara, kuesioner, observasi, dan catatan Laporan Partisipan.

4.4. Terdapat dua jenis analisis pekerjaan, yakni; analisis pekerjaan tradisional  (traditional job description) dan analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil (results-oriented job description).

4.5. Sebuah deskripsi pekerjaan merupakan pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan pekerja, bagaimana melakukanya, dan bagaimana kondisi kerjanya yang dapat digunakan untuk menuliskan spesifikasi pekerjaan. Hal ini berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara memuaskan.

DAFTAR PUSTAKA

Faustino Cordoso Gomes, Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta, ANDI, 2003.

Sondang P. Siagian, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta, Bumi Aksara, 2006.

Gary Dessler, ManajemenSumberDayaManusia; Edisi 9,trj. Eli Tanya, INDEKS kelompok GRAMEDIA, Jakarta, 2004.

---

[1] Sondang P. Siagian, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara, Jakarta, 2006, hlm. 76-81.

[2] Faustino Cordoso Gomes, ManajemenSumberDayaManusia, ANDI, Yogyakarta,  2003, hlm. 94.

[3]Ibid., Hlm. 102.

[4] Gary Dessler, Manajemen Sumber Daya Manusia; Edisi 9, trj. Eli Tanya, INDEKS kelompok GRAMEDIA, Jakarta, 2004, hlm. 72.

[5]Ibid., hlm. 73-78.

[6] Faustino Cordoso Gomes, Op. cit., hlm.99.

[7] Gary Dessler, Op. Cit., hlm. 82-87.